Cómo hacer una certificación de obra: guía paso a paso

La certificación de obra es el documento que recoge la valoración de lo que se ha ejecutado en una obra durante un periodo concreto. Sirve de base para facturar y cobrar avances, y también para que cliente y constructor tengan una referencia común del estado de la obra. Si la obra es larga o se factura por fases, certificar cada mes evita llegar al final con una factura enorme y una discusión sobre qué se ha hecho realmente.

Qué es una certificación de obra

Es una relación valorada de la obra ejecutada hasta una fecha, expresada en euros y calculada a partir del presupuesto aprobado. Cada partida se valora según lo realmente ejecutado, no según lo previsto.

En la obra pública, la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP), regula las certificaciones y exige que las emita la dirección facultativa o el responsable del contrato. En el ámbito privado no hay una norma equivalente que fije el formato, así que el contenido y el procedimiento se acuerdan en el contrato. Lo habitual es que:

• El contratista (la empresa de reformas) prepare la certificación con las mediciones y valoraciones.
• La dirección facultativa o el cliente la revisen y den su conformidad. En obras con arquitecto o aparejador, es la dirección de obra quien suele validar las mediciones, en línea con las responsabilidades que fija la Ley 38/1999, de Ordenación de la Edificación (LOE).
• Se emita la factura a partir de la certificación aprobada.

Paso 1: Partir de un presupuesto bien desglosado

Una certificación solo funciona si el presupuesto está dividido en partidas con unidad de medida y precio unitario. Por ejemplo:

Si el presupuesto va por capítulos globales ("electricidad: 5.000 €"), es casi imposible saber qué parte se ha ejecutado. Conviene revisar el presupuesto antes de empezar la obra.

Paso 2: Medir lo ejecutado en el periodo

Al cierre de cada periodo (normalmente mensual), se mide lo que hay realmente hecho en cada partida. Puede expresarse en:

• Unidades completadas (metros cuadrados, puntos de luz, ventanas instaladas).
• Porcentaje de avance sobre el total de la partida, útil cuando una partida está a medias.

Lo importante es que la medición sea verificable: fecha, ubicación, cantidad y, si es posible, fotografías.

Paso 3: Calcular el importe certificado

El cálculo es sencillo. Para cada partida:

Importe ejecutado acumulado = cantidad ejecutada acumulada × precio unitario

Después se suman todas las partidas y se resta lo certificado en periodos anteriores para obtener el importe del periodo actual.

Importe del periodo = importe acumulado actual − importe acumulado certificado anteriormente

Ejemplo: certificación mensual de una reforma

Imagina una reforma de un piso con un presupuesto de 20.000 € sin IVA, dividido en seis partidas. Estas son las mediciones acumuladas al cierre de los dos primeros meses:

Certificación del mes 1: 5.000 €.

Certificación del mes 2: 11.000 € − 5.000 € = 6.000 € (sin IVA).

Sobre esa base se aplica el IVA que corresponda. En reformas de vivienda suele aplicarse el tipo reducido del 10 %, pero el tipo depende del tipo de obra y del destinatario, así que conviene confirmarlo con el asesor fiscal antes de facturar. Con el 10 %, la factura del mes 2 sería de 6.000 € + 600 € de IVA = 6.600 €.

Si el contrato incluye retenciones, garantías o un porcentaje de pago aplazado, se aplican después sobre el importe certificado.

Qué datos registrar en cada fase

Para que la certificación se pueda defender si surge una discrepancia, conviene llevar un registro mínimo en cada periodo:

• Partida y unidad de medida, con la referencia al presupuesto aprobado.
• Cantidad ejecutada en el periodo y acumulada.
• Precio unitario aplicado, que debe coincidir con el presupuesto salvo que exista un cambio aprobado por escrito.
• Fecha de cierre del periodo y fecha de medición.
• Fotografías de las partidas medidas, con fecha.
• Incidencias: retrasos, cambios de material, trabajos adicionales, problemas de accesos.
• Modificaciones aprobadas (presupuestos adicionales, partidas nuevas), con la firma o confirmación del cliente.
• Materiales acopiados en obra, si el contrato permite certificarlos.

Cómo evitar discrepancias con el cliente

La mayoría de los conflictos por certificaciones vienen de tres cosas: criterios de medición no acordados, cambios sin confirmar y falta de documentación. Algunas medidas prácticas:

1. Acordar los criterios por escrito antes de empezar. Qué se considera partida terminada, si se certifican partidas al 100 % o por porcentaje, y cuándo se mide.
2. Medir con el cliente o con la dirección de obra cuando sea posible, o enviar la medición con fotos antes de facturar.
3. Formalizar cada cambio con un presupuesto adicional aprobado antes de ejecutarlo.
4. Enviar la certificación con un plazo de revisión (por ejemplo, 5 días laborables) para que el cliente pueda plantear dudas antes de la factura.
5. Mantener un histórico de certificaciones aprobadas, para no recalcular periodos anteriores.

Los plazos de pago también conviene fijarlos en el contrato. En operaciones entre empresas, la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, establece plazos máximos de pago que el contrato puede concretar, así que es buena idea especificarlos.

Cómo ayuda una herramienta de gestión

Llevar todo esto en hojas de cálculo separadas o en carpetas de fotos es posible, pero se vuelve difícil de mantener cuando hay varias obras, varios encargados o cambios frecuentes. Herramientas como ObraFlow permiten tener el presupuesto con sus partidas, registrar las mediciones por periodo y generar el documento para revisión, con el historial de cada obra en un mismo sitio.

Aun así, la herramienta no sustituye a los criterios de medición ni a la conformidad del cliente: ayuda a ordenar el proceso, pero el acuerdo sobre qué se certifica sigue siendo una tarea de la obra y de la comunicación con el cliente.

Resumen

1. Parte de un presupuesto con partidas, unidades y precios unitarios.
2. Mide lo ejecutado en cada periodo, con fotos y fechas.
3. Calcula el importe acumulado y resta lo certificado antes.
4. Aplica el IVA y las retenciones que correspondan según el contrato.
5. Envía la certificación para revisión y guarda el histórico aprobado.

Si lo haces así, cada certificación se puede explicar partida por partida, y las dudas con el cliente se resuelven con documentos en lugar de con recuerdos.