Plantilla de presupuesto de reforma: qué incluir, cómo estructurarlo y cuándo deja de bastar una hoja de cálculo

Un buen presupuesto de reforma sirve para dos cosas: que el cliente entienda qué compra y que tú sepas exactamente qué vas a ejecutar y cuánto te cuesta. Cuando falta alguno de esos elementos, aparecen las discusiones por obras no previstas, los retrasos en los pagos y los conflictos al final.

Este artículo recoge los apartados que debe tener un presupuesto claro y profesional, un ejemplo de estructura que puedes replicar en Excel y las señales de que conviene pasar a un programa de gestión.

Qué debe incluir un presupuesto de reforma

1. Datos identificativos

• Datos de la empresa o autónomo: nombre fiscal, NIF o CIF, dirección, teléfono y correo.
• Datos del cliente: nombre completo, NIF o DNI y dirección de la obra (que puede no coincidir con la del cliente).
• Número de presupuesto, fecha de emisión y fecha de validez. Indica un plazo de validez razonable, por ejemplo 30 días, porque los precios de materiales cambian.

2. Descripción de la obra

Un párrafo breve que resuma el alcance: "Reforma integral de cocina de 9 m², incluyendo demolición de alicatados, instalación de fontanería y electricidad, y colocación de mobiliario de cocina a medida". Esto evita interpretaciones posteriores.

3. Capítulos

Agrupa las partidas por capítulos según las fases de la obra:

• Demoliciones y desescombro
• Albañilería
• Fontanería
• Electricidad
• Carpintería
• Pavimentos y revestimientos
• Pintura
• Gestión de residuos
• Medios auxiliares y seguridad

Los capítulos facilitan la lectura y permiten comparar presupuestos entre sí.

4. Partidas con unidad, cantidad y precio

Cada partida debe tener:

• Código, para localizarla en el futuro.
• Concepto, descrito con suficiente detalle. "Alicatado de paredes" no basta; mejor "Suministro y colocación de azulejo cerámico 30×60 cm en paredes de cocina, con cola cementosa y rejuntado".
• Unidad de medida: m², m, ud, h, kg, etc.
• Cantidad.
• Precio unitario, sin IVA.
• Importe, que es cantidad por precio unitario.

Desglosar la mano de obra y los materiales dentro de cada partida, o al menos indicarlos aparte, aporta transparencia, sobre todo si el cliente quiere valorar qué materiales se pueden cambiar.

5. Subtotales, costes indirectos y beneficio

Al final de los capítulos, suma los importes y muestra:

• Subtotal de ejecución material.
• Gastos generales y beneficio industrial, si los aplicas como porcentajes diferenciados. Es una práctica habitual en el sector, aunque cada empresa decide cómo presentarla.
• Base imponible.

6. IVA

El tipo de IVA depende de la naturaleza de la obra, así que conviene revisarlo caso por caso. De forma general:

• En determinadas obras de reforma y reparación en viviendas puede aplicarse el tipo reducido del 10 %, según lo previsto en el artículo 91 de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Hay requisitos, y la normativa se ha ido modificando, así que confírmalo con tu asesor o con la Agencia Tributaria antes de emitir el presupuesto.
• En otros casos, como locales comerciales o determinadas actuaciones que no encajan en la reducción, se aplica el tipo general del 21 %.

Indica en el presupuesto el tipo aplicado y la cuota de IVA como línea separada. Si no estás seguro de qué tipo corresponde, no lo dejes implícito: consúltalo antes de enviarlo.

7. Plazos de ejecución

Incluye:

• Fecha estimada de inicio, o condición de inicio ("a partir de la aprobación del presupuesto y la licencia cuando sea necesaria").
• Duración estimada en días laborables o semanas.
• Qué puede alterar el plazo: entrega de materiales, hallazgos durante la demolición, cambios solicitados por el cliente.

8. Condiciones de pago

Define el calendario de cobros. Es habitual un esquema por fases, por ejemplo:

Indica también el medio de pago y el plazo para abonar cada hito. Los porcentajes son orientativos: lo importante es que estén escritos y aceptados.

9. Exclusiones

Lo que no incluye el presupuesto es tan importante como lo que sí. Ejemplos habituales:

• Licencias y tasas municipales.
• Proyecto técnico o dirección de obra, si no está contratado.
• Retirada de muebles o enseres del cliente.
• Pintura de zonas no afectadas por la reforma.
• Trabajos de comunidad de propietarios (ascensores, fachadas, etc.).
• Materiales suministrados por el cliente y la responsabilidad sobre ellos.

Escribe las exclusiones con la misma claridad que las partidas.

10. Condiciones generales y validez

Añade un bloque breve con:

• Validez de la oferta.
• Qué ocurre con los cambios de obra: se valorarán por escrito y se aceptarán antes de ejecutarse.
• Garantías aplicables, si las ofreces.
• Espacio para firma y aceptación del cliente, con fecha.

Si el cliente es consumidor, conviene revisar que la información precontractual cumpla lo previsto en el Real Decreto Legislativo 1/2007, que aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. Un presupuesto ambiguo puede generar problemas si surge una discrepancia.

Ejemplo de estructura en Excel

Puedes montar una plantilla sencilla con una hoja y estas columnas:

Y debajo, las fórmulas de resumen:

• Subtotal = suma de importes.
• IVA = subtotal × tipo aplicable.
• Total = subtotal + IVA.

Algunos consejos para que la plantilla funcione:

• Usa una hoja de capítulos y otra de condiciones (plazos, pagos, exclusiones) que puedas copiar de un cliente a otro.
• Protege las celdas de fórmulas para no sobrescribirlas sin querer.
• Guarda una copia con el nombre del cliente y la fecha, por ejemplo 2025-03-14_Presupuesto_Cocina_GarciaLopez.xlsx.
• Trabaja con partidas tipo: una lista de conceptos y precios que reutilizas, en lugar de reescribirlos cada vez.

Con Excel puedes hacer presupuestos correctos. El problema aparece cuando el volumen crece.

Cuándo el Excel se queda corto

Señales de que el control manual ya no es suficiente:

• Repites el mismo presupuesto con pequeñas variaciones y tienes que rehacerlo a mano cada vez.
• Los precios cambian y tienes que actualizar decenas de partidas en varias plantillas.
• No sabes qué versión se envió al cliente ni cuál aceptó.
• Gestionas varias obras a la vez y los datos de clientes, proyectos y facturas están repartidos en distintos archivos.
• Los presupuestos tienen que tener aspecto profesional y el PDF se hace copiando y pegando.
• Quieres reutilizar un presupuesto por tipo de reforma: baño, cocina, tabiquería, reforma integral. Con Excel cada reutilización implica copiar archivos y revisar a mano.
• El cliente aprueba cambios y necesitas dejar constancia de qué se modificó y cuándo.

En ese punto, conviene usar un programa de gestión para obras que genere el presupuesto en PDF a partir de partidas guardadas, mantenga el historial de versiones y permita crear plantillas por tipo de reforma. ObraFlow, por ejemplo, incluye presupuestos con partidas, capítulos y PDF, plantillas por tipo de reforma y seguimiento de proyectos y fases de obra. Puedes probarlo en su plan gratuito desde obraflow.pro/register, sin tarjeta, y comprobar si encaja con tu forma de trabajar.

La elección depende de tu volumen de obras. Si haces dos o tres reformas al año, una buena plantilla de Excel puede bastar. Si trabajas con más clientes y necesitas orden, la herramienta compensa el tiempo que ahorra.

Resumen

Un presupuesto de reforma claro incluye datos identificativos, descripción de la obra, capítulos con partidas (código, concepto, unidad, cantidad y precio), IVA desglosado, plazos, condiciones de pago, exclusiones y espacio para la aceptación. Una plantilla de Excel bien montada cubre bien los primeros presupuestos. Cuando el volumen aumenta, conviene pasar a un sistema que genere PDF y reutilice partidas y plantillas.